Primul pas in managementul timpului: Lista cu lucruri de facut

Primul pas in managementul timpului: Lista cu lucruri de facut

Cu totii am auzit de To-Do List si cu totii le facem. Unii oameni sunt ingroziti de ele iar altii le adora. V-ati intrebat insa vreodata atunci cand faceti o astfel de lista daca o concepeti asa cum trebuie? Desi suna ciudat ca o lista de To Do ar putea fi facuta gresit, adevarul este ca o multime de lucruri nu vor merge asa cum trebuie cand lista nu este bine gandita. Frustrarea si sentimentele neplacute ce apar atunci cand nu reusiti sa finalizati o activitate propusa intr-o anumita zi vor deveni iminente. In continuare am compilat cateva sfaturi utile cu privire la acest subiect.

Acordati-va 15 minute la sfarsitul zilei sa treceti pe lista ceea ce aveti de facut in urmatoarea zi. Astfel, veti intra intr-o dispozitie mobilizatoare si plina de elan, care va va ajuta sa treceti rapid la actiune si la bifat responsabilitatile a doua zi.

Pentru ca lista sa fie eficienta, ea trebuie sa includa responsabilitati precise care pot fi indeplinite imediat sau care pot fi finalizate intr-o perioada de timp precisa. Este esential ca in procesul de creare a listei sa fie estimat si timpul alocat fiecarei activitati. Astfel, veti evita sa planificati un numar prea mare de actiuni care nu pot fi duse la bun sfarsit pe parcursul unei zile.

Lista de To Do trebuie sa contina activitati unice pentru ziua respectiva. Este normal sa vrei sa adaugi orice fleac pe care il ai de facut intr-o zi, cum ar fi sa citesti email-urile, sa iei pranzul, sa faci cafeaua, insa acestea nu sunt responsabilitati reale. Incarcarea listei cu lucruri marunte care iti aduc o oarecare multumire odata indeplinite, se va dovedi in final a fi contra-productiv.

O alta abordare buna in managemnetul listelor de activitati este prioritizarea, folosind culori care sa indice ierarahia importantei responsabilitatilor. Puteti folosi cate si ce culori doriti, insa nu uitati ca scopul listei este acela de a simplifica lucrurile si de a va reaminti ce aveti de facut pe parcursul unei zile, fara a va simti impovarati. Se recomanda folosirea a trei culori care sa includa categorii de responsabilitati. Un exemplu ar fi: rosu pentru cele care trebuie neaparat rezolvate astazi, galben pentru cele care pot fi indeplinite si maine si verde pentru responsabilitatile cu prioritate scazuta, care se pot finaliza pe parcursul zilelor urmatoare. Trebuie tinut cont de faptul ca lucrurile care nu au fost rezolvate astazi, vor trebui trecute ziua urmatoare ca prioritate si notate cu rosu.

Nu va place sa folositi neaparat pixul si hartia? Nicio problema! Exista o multitudine de solutii prin care sa va faceti un To-Do List in format digital. Folosind site-uri ca Remember the Milk, Life Balance si Todoist, introduceti toate responsabilitatile intr-un program si puteti tine evidenta progresului in realizarea lor. Desigur multi vor spune ca nimic nu se compara cu modul clasic de a face lista pe hartie cu pixul in mana, insa aceasta este o chestiune de preferinta personala. Ca tot ce inseamna digital, si in cazul programelor de facut lista de To Do, este nevoie de o perioada de familiarizare cu optiunile pe care acestea le ofera. Este indicat sa pastrati in minte totusi scopul listei, nu formatul ei.

Pentru a fi cat se poate de eficienti, asigurati-va ca veti cuantifica rezultatele. Setati procente, impartiti activitatea in segmente pentru a determina cu exactitate ce si cat doriti sa realizati in ziua respectiva. Acest procedeu va va face sa va simtiti bine cu privire la realizarile dintr-o zi si va va ajuta sa gestionati mai usor activitatile mai ample. Cand tineti evidenta responsabilitatilor este recomandat sa folositi verbe de actiune precum “a finaliza” sau “a completa” in scopul de a  va impulsiona sa incepeti o activitate si sa o duceti la bun sfarsit.

Nu uitati ca sarcinile din lista nu sunt singurele de care trebuie sa va ocupati in ziua respectiva. Urgente sau activitati neprevazute pot aparea oricand, asa ca luati-va o marja de timp si pentru asemenea situatii. Nu va descurajati daca la sfarsitul zilei constatati ca ati realizat doar jumatate din lista de activitati planificate. Unele sarcini pot necesita mai mult sau mai putin timp pentru a fi duse la capat si nu puteti influenta intotdeauna desfasurarea lucrurilor. De asemenea, nu va descurajati nici daca uneori nu ati facut nici macar jumatate din ceea ce v-ati propus intr-o zi. Pana la urma zilele pot fi si bune si mai putin bune, iar solutia este sa nu renuntati la obiceiul celor 15 minute din fiecare seara in care sa compuneti lista pentru urmatoarea zi.


  • Trimite un link catre aceasta pagina prin email.
  • Da share acestei pagini pe Twitter.
  • Da share acestei pagini prietenilor tai de pe Facebook!